Pentru a depune o cerere de finanțare, grupul vostru (numit grup informal în cadrul programului) trebuie să se înregistreze o singură dată în sistemul de înregistrare al Comisiei Europene. Fiecare membru al grupului trebuie să se înregistreze individual pe Portalul European pentru Tineret, pentru a primi un număr personal de participant și pentru a fi adăugat în proiect ca membru de grup. Reprezentantul Legal (persoana din echipa voastră care depune cererea pentru grup, se ocupă de organizare și semnează toate documentele) trebuie să se înregistreze o singură dată în sistemul de înregistrare al Comisiei Europene (Organization Registration System).

După înregistrare, va primi un număr personal de identificare (Organization ID) care va fi valabil pentru întreaga echipă.

Există și varianta de a primi sprijin și îndrumare din partea unei organizații, mai ales pentru aspectele mai complexe, cum ar fi managementul financiar și organizatoric. Această organizație poate depune cererea de finanțare.